Jotactics Jotactics
Projetos

Sete sistemas.
Todos a funcionar agora.

Não são protótipos nem maquetes de apresentação: é software em produção, com dados reais lá dentro, usado todos os dias por negócios a sério. Em cada um conto sempre a mesma coisa — qual era o problema na operação, que decisão fez a diferença, e o que ficou a funcionar depois.

Como ler esta página

Agrupados por tipo de problema que resolvem.

Os três primeiros nasceram de negócios de restauração e são sobre dinheiro e operação. O quarto é sobre marcação e presença digital — e é o que hoje vendo a outros profissionais. Os três últimos são de uma escola de inglês onde sou sócio, e mostram o que acontece quando se constrói para um negócio inteiro, do aluno à faturação.

Grupo 1 · dinheiro e operação

Quando o negócio vive
numa folha de cálculo que já ninguém entende.

O padrão repete-se: o controlo existe, mas está espalhado por sítios que não conversam entre si — e o dono só sabe o resultado quando já não dá para reagir.

01

Painel de gestão de um restaurante

Em produção
O problema

Controlo financeiro numa folha de cálculo que só o dono sabia usar, e um livro de caixa em papel ao lado. Duas fontes de verdade que nunca batiam certo — e um resultado mensal que só se sabia semanas depois.

A decisão que mudou tudo

Em vez de módulos separados para contas a pagar, contas a receber, tesouraria e demonstração de resultados, tudo assenta numa única tabela de lançamentos. Cada relatório é uma leitura diferente dos mesmos dados — por construção, é impossível dois relatórios discordarem, porque são o mesmo número visto de ângulos diferentes.

O que ficou

Lançamentos, contas a pagar, fecho de caixa, escala da equipa, dossiê de colaboradores e quadro de atividades da gestão. Migrei 2.410 lançamentos do histórico antes de ligar, para o sistema nascer com passado em vez de vazio. A folha de cálculo foi reformada no dia seguinte.

02

Encomendas de refeições para empresas

Projeto concluído
O problema

Um restaurante fechou parceria para fornecer almoço diário aos colaboradores de uma empresa vizinha, com cerca de 400 pessoas. Usar uma plataforma de entregas significava pagar comissão sobre cada refeição e não ter controlo nenhum sobre a operação.

As decisões que fizeram a diferença
  • Auto-registo por código da empresa. Cada colaborador inscreve-se sozinho com um código — ninguém tem de manter lista de utilizadores à mão.
  • A cozinha olha para uma parede, não para um documento. Os pedidos entram num quadro que se move por estados até estarem prontos, em vez de uma lista impressa que se desatualiza.
O resultado

Operou todo o período da parceria sem uma única falha — e sem comissão nenhuma paga a intermediários.

03

Avaliação de atendimento por cliente-mistério

Em produção
O problema

Como saber se o padrão de serviço acontece quando o dono não está? Um formulário genérico não serve: pergunta coisas que não são daquele negócio e produz respostas que não se comparam entre si.

A decisão que mudou tudo

O formulário é guiado pelas etapas reais da visita — chegada, mesa, carta, bar, cozinha, saída — em vez de ser uma lista solta de perguntas. Isso faz duas coisas ao mesmo tempo: o avaliador relata na ordem em que viveu, e as respostas ficam comparáveis mês após mês. Deixa de ser opinião e passa a ser série histórica.

O que ficou

Painel de leitura dos resultados e relatório gerado automaticamente por visita, pronto a partilhar. É o motor da Regra da Casa.

Grupo 2 · marcação e presença digital

O sistema que hoje vendo a outros.

Foi construído para um negócio de que estou perto todos os dias — por isso foi corrigido pelo uso real e não por suposição. É a partir dele que nasceu a linha de Sistemas.

04

Site, marcação online e CRM — Daiana Rangel

No ar
O problema

Marcações por mensagem, sem histórico, com risco constante de marcar duas pessoas para a mesma hora. E invisível no Google para quem procurava o serviço sem conhecer o nome.

As decisões que fazem diferença na operação
  • Serviços que se somam. A cliente escolhe vários e o sistema soma duração e preço, validando quais podem ser combinados. O horário reservado é o real, não uma estimativa.
  • Verificação no instante de confirmar. A disponibilidade é revalidada no servidor no momento da marcação: se duas pessoas escolherem a mesma hora ao mesmo tempo, a segunda é recusada. O duplo agendamento deixa de ser possível.
  • Confirmar e cancelar sem falar com ninguém. Cada marcação leva ligações próprias, com política de 24 horas — menos mensagens a interromper o atendimento.
  • Ficha de cliente que se preenche sozinha. Quantas visitas, quanto gastou, o que fez da última vez. Deixa de depender da memória de quem atende.
  • Painel pensado para o telemóvel, para se usar entre atendimentos — não uma versão encolhida de um painel de computador.
O que ficou

Site otimizado para quem procura o serviço no Google, marcação a funcionar sem intervenção, e um painel onde se vê a faturação do dia sem contar à mão.

Ver este sistema a funcionar →
Grupo 3 · Makrs, escola de inglês

Três sistemas para o mesmo negócio.

Sou sócio da Makrs. Construir três sistemas para a mesma operação — o aluno, o conteúdo e a gestão — obrigou-me a perceber o negócio de ponta a ponta. É o tipo de profundidade que não se consegue a olhar de fora.

05

Daily — prática diária ligada à aula

No ar
O problema

O aluno tem aula duas vezes por semana e esquece entre uma e outra. As aplicações de idiomas do mercado ensinam outra coisa — não o que ele deu na aula de ontem.

A decisão que mudou tudo

O aluno marca em que ponto do livro está e os exercícios saem exatamente daquele ponto: mesmo vocabulário, mesma gramática. A aplicação não compete com a aula, prolonga-a. Por cima disso corre repetição espaçada do que já passou, para não se perder o que já foi aprendido.

O detalhe que interessa a quem gere

O painel mostra a taxa de erro por exercício. O professor deixa de adivinhar onde a turma tropeça — vê.

06

Scenes — inglês a partir de séries e filmes

Pronto para publicação
O problema

O manual ensina inglês correto; as pessoas falam inglês real — com expressões, gíria e contrações que nenhum livro traz.

As decisões que fazem diferença
  • Sem spoilers, por construção. O aluno diz em que episódio vai e o sistema nunca lhe mostra material de episódios que ainda não viu — resolve o problema sem ele ter de pensar nisso.
  • Explicação obrigatória em cada exercício. Como não há professor nem livro a explicar depois, o exercício tem de trazer a sua própria explicação.
Nota de método

A legenda é matéria-prima de transformação, nunca conteúdo republicado.

07

Core — a gestão da escola inteira

Em desenvolvimento
O problema

A escola vivia em Notion, folhas de Excel e coordenação por e-mail. Ninguém tinha a mesma versão dos números, e cada pergunta simples exigia cruzar três sítios.

As decisões que fazem diferença na operação
  • Permissões na base de dados, não no ecrã. O que cada pessoa vê é decidido no motor de dados, não escondendo botões. Um professor e um coordenador fazem o mesmo pedido e recebem dados diferentes, por construção.
  • Semáforo de alunos em risco no diário de aula: quem está a faltar ou a descair fica visível antes de desistir, não depois.
  • Uma só tabela de lançamentos a servir contas a pagar, contas a receber, tesouraria e demonstração de resultados — a mesma decisão do painel do restaurante, e pela mesma razão.
  • Relatórios de feedback imprimíveis com a marca da escola, gerados a partir do que já está no sistema.
O que a migração revelou

Ao trazer os dados reais — 119 alunos, 157 contratos, 493 aulas dadas — apareceram 47 divergências entre o que estava no Notion e o que estava nas folhas de cálculo, sete delas graves. É o tipo de coisa que só se descobre quando se obriga a informação a viver num sítio só.

O que isto significa para si

Tudo o que lhe entrego,
primeiro aplico no que é meu.

A folha financeira que instalo, uso-a. O sistema de marcação que vendo, construí-o e vejo-o funcionar todos os dias. A gestão que ensino é a que faço em negócios onde tenho dinheiro em risco. Não vendo nada que não tenha passado pelo crivo da prática — e é por isso que sei o que é caro de manter e o que não vale a pena fazer.

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